Em pleno 2022, gerir uma instituição de ensino sem o auxílio de ferramentas tecnológicas é ficar parado no tempo. Sendo a gestão educacional formada por uma série de processos complexos, que precisam de agilidade e redução na margem de erro, contar com a tecnologia se torna fundamental em todas as atividades.

As ferramentas tecnológicas podem ser utilizadas para a gestão financeira, no planejamento das atividades pedagógicas, no atendimento aos alunos e pais, no ensino a distância, no acesso à secretaria virtual, entre outros. Para que você entenda a importância da tecnologia na gestão educacional, neste post apresentamos 5 ferramentas que podem contribuir para otimizar os processos. Confira!

1. AVA — Ambiente Virtual de Aprendizagem

O AVA é bastante conhecido pelos alunos de EAD, sendo a ferramenta impulsionadora dessa modalidade de ensino. Porém, essa ferramenta não é um privilégio do ensino superior, pois já vem sendo adotada em cursos técnicos, cursos livres e no ensino fundamental.

De forma resumida, podemos dizer que o AVA é um ambiente virtual criado para auxiliar alunos, tutores e professores a organizarem e gerenciarem os conteúdos e materiais complementares — para facilitar a trilha de aprendizagem.

Pelo AVA, o aluno pode consultar os materiais, assistir videoaulas, fazer avaliações, acompanhar o seu progresso, emitir boletos e outros documentos, falar com tutores e acessar a secretaria virtual.

Com a pandemia e a necessidade de isolamento social, muitas instituições de ensino básico, que não tinham experiência com o AVA, tiveram de adotar a ferramenta para poder oferecer as aulas e demais serviços de forma remota. Mesmo depois da volta às aulas presenciais, muitas escolas mantêm o ambiente para a aplicação de aulas pontuais e integração com outros serviços oferecidos.

2. Chatbot

Um chatbot, quando bem utilizado, pode contribuir para acelerar o atendimento e dar mais autonomia para pais e alunos na hora de fazer as suas solicitações, sem ter de ficar em filas de espera de atendimento.

O chatbot é uma solução de comunicação via chat que consegue interagir com o usuário por meio de um sistema de respostas que pode ser pré-programado, como na árvore de decisão, ou via inteligência artificial, em que o algoritmo analisa o volume de dados e consegue entregar as respostas corretas em uma linguagem amigável.

O chatbot pode ser utilizado para uma série de objetivos, dos quais se destacam:

• melhoria da experiência dos alunos — que passam a ter mais autonomia e não perdem tempo em filas;
• atendimento humanizado — a máquina é programada para responder de forma cordial e prestativa;
• captação de alunos — pode ser utilizado para a captação de novos alunos e para facilitar o processo de rematrícula;
• suporte à secretaria — ajuda a reduzir as demandas da secretaria;
• redução de custos — reduz a necessidade de atendentes humanos.

3. Acervo digital

Não faz mais sentido acumular papel na instituição de ensino. O acervo digital é a saída para tornar a organização e o acesso a uma série de documentos mais fácil — além de contribuir para o meio ambiente. No acervo digital você poderá armazenar, por exemplo, os documentos referentes a projetos de desenvolvimento e atos regulatórios.

Também poderá guardar documentos referentes aos cursos, como os programas didáticos e projetos pedagógicos. Os documentos referentes aos alunos também fazem parte de um bom acervo digital, como os documentos acadêmicos, contrato, requerimento de matrícula, documentos pessoais etc.

Os benefícios da utilização do acervo digital são vários, entre os quais se destacam:

• redução de custos — com os documentos no formato digital, há redução na necessidade de espaço e pessoal especializado para consulta e conservação de papéis;
• desburocratização — pois facilita o acesso;
• durabilidade — os documentos não envelhecem, ficando à disposição sempre;
• certificação eletrônica.

Um bom acervo digital é aquele que permite, além do armazenamento, a assinatura eletrônica de documentos digitalizados, geração de acervo de documentos, envio e recebimento de documentos via portal do aluno — no sistema de gestão — e a visualização de documentos digitais que estejam integrados ao sistema acadêmico.

4. Plugins de auxílio à gestão financeira

Hoje em dia é possível automatizar toda a gestão financeira, oferecendo múltiplas formas de pagamentos e automatizando os processos. Você pode, em um sistema de gestão financeira, oferecer pagamentos via plugins com o PIX, cartão de crédito e boleto, permitindo a emissão autônoma.

É uma excelente maneira de reduzir a inadimplência, afinal, o próprio responsável pelos pagamentos pode fazer todo o processo por meio do site ou app do aluno. Além disso, as informações são integradas de forma automática quando a instituição tem sistema de gestão, como CRM e ERP, facilitando a análise de dados para a tomada de decisão futura em relação à gestão.

5. Sistema de gestão acadêmica

O sistema de gestão acadêmica é uma plataforma que permite a junção de todos os recursos necessários para uma gestão educacional eficiente. Com essa solução completa é possível otimizar a gestão em vários setores, integrando a gestão acadêmica e administrativa.

Um bom sistema de gestão educacional unifica os sistema de captação — e-commerce para a venda de cursos, processo seletivo e admissão — secretaria virtual, financeiro, além de permitir a integração com os recursos já citados neste post, como o AVA, acervo acadêmico, ERP, CRM, plugins de pagamentos digitais, chatbot e diploma digital.

O sistema de gestão educacional permitirá que a sua instituição entre de vez na transformação digital, automatizando processos em todas as áreas de forma eficiente e prática. Com esse sistema, todas as pessoas que interagem com a escola estarão conectadas — pais, alunos, professores, secretárias e gestores — agilizando a rotina de todos.

Esperamos que você tenha entendido a importância da tecnologia para uma gestão educacional eficiente. A melhor maneira de colher todos os benefícios da adoção da tecnologia é contratar um fornecedor de qualidade, que saiba quais são as reais demandas de uma instituição de ensino e ofereça os recursos necessários para suprir essas demandas. O Lyceum é um sistema de gestão completo, integrável e que permite a conexão digital das suas pontas do processo de ensino: o aluno e a escola.

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